Tình trạng nhân viên nghỉ việc mà không có lý do chính đáng thường xuyên sẽ gây ra cho doanh nghiệp nhiều điều bất lợi hơn những gì mà các nhà quản lý có thể hình dung. Theo một nghiên cứu mới đây, chi phí lương của những doanh nghiệp có nhiều nhân viên nghỉ “vặt” có thể tăng lên gần 9%. Và vấn đề không chỉ dừng lại ở những thiệt hại về tài chính. Làm thế nào để hạn chế tình trạng này?

“Thực tế cho thấy những công ty có một đội ngũ nhân viên tận tụy, luôn đi làm đầy đủ, đúng giờ và hết mình với công việc có một lợi thế cạnh tranh rất lớn.

Quản lý tình trạng nhân viên vắng mặt không có lý do chính đáng đóng một vai trò quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp, nhất là đối với các doanh nhân đã đầu tư hết tài sản cá nhân, tinh thần và trí tuệ của họ cho một công ty”, Janet Flewelling, Giám đốc Dịch vụ nguồn nhân lực của Insperity, một nhà cung cấp các giải pháp nguồn nhân lực ở Kingwood, Texas, Mỹ, chia sẻ.

Flewelling đưa ra một số giải pháp sau đây giúp các doanh nghiệp giảm thiểu tình trạng nhân viên vắng mặt và những tác động của nó, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh và lợi nhuận.

1. Xây dựng một chính sách quản lý nhân sự chính thức. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên. Nhưng việc xây dựng một chính sách quản lý nhân sự chính thức với những kỳ vọng rõ ràng sẽ đảm bảo nhân viên làm việc chuyên nghiệp hơn và chăm chỉ hơn.

“Các sếp cần truyền thông cho các nhân viên rằng sự hiện diện của họ ở công sở không chỉ góp phần cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của công ty mà còn được các nhà quản lý và đồng nghiệp đánh giá cao”, Flewelling khuyên. Các công ty nên đưa ra các quy định rõ ràng trong sổ tay nhân viên.

Khi một nhân viên thông báo cho người sếp trực tiếp về việc vắng mặt, sếp cần phải giải thích cho nhân viên đó về ảnh hưởng của việc anh ta vắng mặt đối với công việc của nhóm và phải lên kế hoạch sắp xếp lại công việc do nhân viên đó đảm trách trong thời gian anh ta vắng mặt.

2. Động viên nhân viên. Thường xuyên vắng mặt không có lý do chính đáng và đi muộn về sớm thường là những biểu hiện đầu tiên của một tình trạng nghiêm trọng hơn: Doanh nghiệp đang có một đội ngũ nhân lực bất mãn và thiếu gắn bó. Nhưng nếu chỉ đơn thuần buộc nhân viên đi làm đầy đủ và đúng giờ thì vẫn chưa đủ.

Doanh nghiệp có thể chỉ giữ được phần “xác” mà không tạo ra cái “hồn” cho nhân viên. Nói cách khác, nếu nhân viên thiếu niềm đam mê trong công việc và chỉ có mặt ở văn phòng để giết thời gian thì điều đó sẽ còn ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp nhiều hơn là khi họ không đến công sở.

“Các sếp trực tiếp cần quan sát, tìm hiểu nhân viên của mình và tìm cách động viên, khuyến khích họ, làm cho họ có cảm giác mình là một phần quan trọng của nhóm.

Tinh thần đồng đội sẽ là yếu tố giúp giảm tình trạng nhân viên nghỉ không có lý do chính đáng”, Flewelling giải thích. Flewelling khuyên các doanh nghiệp cũng nên cân nhắc xem xét xây dựng một cơ chế làm việc theo giờ giấc linh hoạt để giúp nhân viên cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng của họ.

3. Theo dõi sự vắng mặt. Để quản lý tốt tình trạng nhân viên “nghỉ vặt”, trước hết các sếp cần phải hiểu được giờ giấc làm việc và sự vắng mặt của nhân viên.

“Điều đó có nghĩa là các công ty nên có một cách nhất quán và có tổ chức để theo dõi thời gian vắng mặt của nhân viên. Nhiều công ty hiện đã áp dụng các chương trình nghỉ được hưởng lương cho nhân viên bao gồm những ngày nghỉ truyền thống như nghỉ mát, nghỉ bệnh và nghỉ vì những lý do cá nhân để tạo ra sự linh hoạt cho nhân viên. Các công ty này thường ứng dụng các phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi ngày nghỉ của nhân viên”, Flewelling chia sẻ.

4. Kỷ luật khi cần thiết: Nếu sếp nghi ngờ một nhân viên đang lạm dụng các chính sách, chế độ nghỉ phép (chẳng hạn báo nghỉ bệnh thường xuyên hoặc đi trễ về sớm một thời gian dài mà không có một lý do chính đáng), thì nên chuẩn bị áp dụng các biện pháp kỷ luật cần thiết đối với nhân viên đó.

“Việc truyền thông rõ ràng về các mong đợi của sếp đối với nhân viên và áp dụng các biện pháp kỷ luật là điều cần thiết. Sếp có thể bắt đầu bằng việc đưa ra phản hồi và kèm cặp nhân viên, tiếp theo là những lời khuyên bằng văn bản, nếu tình hình vẫn chưa được cải thiện thì có thể nghĩ đến giải pháp đình chỉ công tác hoặc kết thúc hợp đồng lao động”, Flewelling khuyên.

“Nghỉ việc thường xuyên không có lý do chính đáng không chỉ làm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc mà còn làm suy giảm tinh thần làm việc của nhóm nếu tình trạng này không được giải quyết một cách công bằng và nhất quán”, Flewelling cảnh báo.

5. Sử dụng các dịch vụ cung cấp lao động tạm thời: Khi tình trạng nhân viên vắng mặt thường xuyên là một điều không thể tránh khỏi, doanh nghiệp có thể nghĩ đến việc sử dụng nguồn lao động thời vụ do một số dịch vụ chuyên nghiệp cung cấp. Đây cũng là một giải pháp lý tưởng trong trường hợp đào tạo một nhân viên mới mất nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp.