Những nhà quản trị không biết cách làm gia tăng năng suất làm việc của bản thân thông qua người khác có thể không bao giờ đạt được những vị trí có trách nhiệm cao hơn.

Tư duy trên giấy
Để tuyển được đúng người, hãy bắt đầu bằng việc tư duy trên giấy. Hãy vạch ra giấy những đặc điểm liên quan đến người phù hợp cho vị trí cụ thể nào đó. Viết ra mọi đặc điểm, phẩm chất, kinh nghiệm, kỹ năng, hay tài năng mà ứng viên lý tưởng cần có, chính xác như thể bạn đang gửi đến nhà máy sản xuất một đơn hàng đặt làm một sản phẩm thiết kế theo yêu cầu. Tiếp theo, hãy mô tả công việc (hoặc các công việc) mà bạn muốn người đó thực hiện.

Mô tả kết quả công việc được kỳ vọng, và đưa ra các tiêu chí đo lường cụ thể. Mô tả những năng lực và kỹ năng chứng thực mà người đó cần để đạt được những kết quả này. Sau đó, hãy mô tả tích cách của ứng viên lý tưởng mà bạn muốn tuyển vào. Hãy tiến hành quá trình này một cách chặt chẽ. Kiên quyết chỉ tuyển người mà bạn hài lòng, nể trọng và muốn đồng hành. "Sự đáng mến" là một tiêu chí tối quan trọng trong các mối quan hệ con người và bạn nên xác lập nó như một trong những tiêu chuẩn tuyển dụng của mình.

Công thức SWAN
Bốn chữ cái trong công thức SWAN cho bạn một tiêu chí để lựa chọn người phù hợp nhất.
S — Smart (nhanh nhẹn). Hãy tìm kiếm những người nhanh nhẹn, thông minh, ham học hỏi, những người có vẻ tích cực, sáng sủa, quan tâm đến cả bạn và công việc bạn làm.

W – Work hard (chăm chỉ). Hãy nhớ đa phần mọi người đều lười biếng và họ chỉ tìm nơi mà họ có thể tiếp tục lười biếng. Hãy tìm kiếm những người có tiếng làm việc chăm chỉ.
Trong khi phỏng vấn, có một cách hay để kiểm tra xem một ứng viên có thể làm việc chăm chỉ đến đâu. Hãy nói: "Thỉnh thoảng, công ty chúng tôi buộc phải làm việc vào buổi tối và ngày cuối tuần để hoàn thành những công việc quan trọng cho khách hàng. Anh/chị cảm thấy như thế nào về việc đó?" Những ứng viên phù hợp nhất sẽ đáp lại ngay lập tức: "Nếu nhận được công việc này, tôi sẽ làm bất cứ điều gì cần thiết để thành công."
Nếu ứng viên ậm ừ và bắt đầu nói về việc cần thời gian cho cuộc sống cá nhân và xã hội, bạn không cần phải hỏi thêm nhiều điều khác nữa. Nếu được tuyển, nhiều khả năng, người này sẽ không làm việc năng suất. Họ sẽ muốn tiếp tục "vừa làm vừa chơi".

A — Ambitious (tham vọng). Nhân viên xuất sắc nhất là những người coi đề nghị công việc này như một tấm ván giậm nhảy để vươn tới những điều tốt đẹp hơn trong tương lai. Họ tin rằng việc chấp nhận đề nghị công việc của bạn và hoàn thành xuất sắc công việc mà bạn giao sẽ mở ra cho họ những cánh cửa giúp họ thăng tiến trong sự nghiệp.

Chữ cái cuối cùng trong công thức SWAN là N – Nice (dễ chịu). Luôn tuyển những người dễ chịu, những người mà cá nhân bạn thấy yêu mến. Mặc dù tiêu chí này không nên được lấy làm tiêu chí duy nhất để ra quyết định, nhưng nó thực sự rất quan trọng. Những người dễ chịu dễ hòa hợp với người khác hơn, thể hiện tốt hơn vai trò thành viên của đội/nhóm làm việc, họ cũng vui vẻ, tư duy nhiều hơn trong những giai đoạn thăng trầm của hoạt động kinh doanh. Có họ bên cạnh sẽ thoải mái hơn những người với lối suy nghĩ tiêu cực hoặc hay nghi ngờ.

Áp dụng quy tắc số 3
Quy tắc số 3 giúp củng cố khả năng đưa ra lựa chọn chuẩn xác của nhà lãnh đạo ở khoảng 90% trường hợp tuyển dụng.
Ứng dụng đầu tiên của công thức này cho rằng bạn nên phỏng vấn ít nhất ba ứng viên cho một công việc. Bằng việc phỏng vấn ba ứng viên, bạn sẽ có cơ hội đối chiếu và so sánh các ứng viên tiềm năng. Đừng bao giờ tuyển ngay người đầu tiên và cũng là người duy nhất mà bạn phỏng vấn. Hãy mở rộng mạng lưới và phỏng vấn nhiều người hơn để có thể lựa chọn nhân tài.

Ứng dụng thứ hai là phỏng vấn ứng viên mà bạn hài lòng ở cả ba lần khác nhau. Các cuộc phỏng vấn có thể được sắp lịch vào ngày hôm sau, tuần tiếp theo hoặc liền trong ba ngày liên tiếp. Hãy tiến từng bước, thật chậm rãi, bình tĩnh. Một người xuất sắc trong cuộc phỏng vấn đầu tiên có thể lại bình thường trong cuộc phỏng vấn thứ hai và kinh khủng trong cuộc phỏng vấn thứ ba. Điều này xảy ra khá thường xuyên.

Ứng dụng thứ ba là phỏng vấn ứng viên mà bạn thích ở ba nơi khác nhau. Cuộc phỏng vấn đầu tiên có thể là tại văn phòng, cuộc phỏng vấn thứ hai có thể là ở dưới sảnh, trong phòng họp và cuộc phỏng vấn thứ ba trong một quán cà phê chẳng hạn.

Khi bạn đưa mọi người tới các môi trường khác nhau, họ sẽ cho bạn thấy những khía cạnh khác nhau trong tính cách mà khó lộ diện nếu chỉ ngồi ở văn phòng. Hãy nhớ rằng các ứng viên cho công việc mà bạn muốn tuyển không bao giờ có vẻ khá như lần bạn phỏng vấn đầu tiên. Trong cuộc phỏng vấn thứ hai và thứ ba, hoặc ở nơi phỏng vấn thứ hai và thứ ba, ứng viên lôi cuốn lúc đầu có thể càng lúc trông càng tệ hơn. Vì vậy, hãy suy nghĩ thật thận trọng và quyết định chậm rãi.